内定辞退の連絡は「メールだけで済ませていいのか」「電話とメールのどっちが正解か」と迷いやすいものです。本記事では、内定辞退メールの書き方と基本マナーを整理したうえで、新卒・転職・複数内定・内定承諾後などケース別にそのままコピペで使える例文5選を紹介します。
送るタイミングや件名の書き方、電話に出られなかった場合の対応まで解説するので、この記事を読めば失礼のない内定辞退メールをすぐに送れます。面接後の連絡マナーについては面接のお礼メールの書き方と例文もあわせてご覧ください。
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内定辞退はメールと電話どっち？基本の考え方
内定辞退とは、企業から内定をもらったあとに入社を辞退することです。伝える手段は電話とメールの2つがあり、もっとも大切なのは「できるだけ早く、確実に伝えること」です。近年はメールでの辞退連絡も一般的になっており、メールだけで済ませたからといって直ちに失礼になるわけではありません。ただし、内定承諾後の辞退や入社日が近い場合など影響が大きいケースでは、電話で直接伝えたうえでメールを送るとより丁寧です。
内定辞退と内定承諾後辞退の違い
内定辞退には、「内定辞退」と「内定承諾後辞退」の2種類があります。「内定辞退」は、内定をいただいた後、入社前に辞退の意思を伝えることを指します。一方、「内定承諾後辞退」は、一度内定を承諾した後に辞退することを指します。後者は、企業側に与える影響が大きいため、可能な限り避けるべきです。
内定辞退メールでマナーが重要な理由
内定辞退は、学生にとっても企業にとっても重要なプロセスです。学生は、自分の将来を左右する大切な選択をしなければなりません。一方、企業は、採用活動に多くの時間と労力を費やしています。内定辞退の際は、企業の採用活動に与える影響を考慮し、適切なマナーを守ることが求められます。
内定辞退メールの基本マナーと送るタイミング
早めの連絡と誠意ある対応
内定辞退の連絡は、できるだけ早めに行うことが重要です。遅くなればなるほど、企業の採用活動に与える影響は大きくなります。また、誠意を持って対応することが求められます。企業側の立場に立って、真摯に辞退の意思を伝えましょう。
内定辞退メールを送るタイミングと時間帯
内定辞退メールは、辞退を決めたらできるだけ早く送るのが鉄則です。返答期限が設定されている場合は、必ず期限内に連絡しましょう。送信する時間帯は、担当者が確認しやすい平日の営業時間内が基本です。深夜や早朝、土日祝日の送信は避けたほうが無難です。
辞退理由の伝え方：正直に書きすぎなくてよい
辞退理由は、簡潔に伝えれば十分で、詳細まで具体的に書く必要はありません。「一身上の都合により」「検討の結果、他社とのご縁を感じたため」など、企業側に失礼のない前向きな表現を選びましょう。また、辞退理由を聞かれない場合は、無理に伝える必要はありません。
電話で内定辞退を伝える方法と会話例
電話をかける前の準備
電話での内定辞退は、事前に十分な準備が必要です。まず、辞退の理由を整理し、簡潔にまとめておきましょう。また、予め電話のかけ方や話す内容を練習しておくと良いでしょう。電話をかける際は、静かな場所で行うことが大切です。
電話での伝え方の流れ
以下は、電話での内定辞退の例文です。
お世話になっております、〇〇大学の△△と申します。
この度は、貴社から内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、今回は入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社の事業内容や社風に大変魅力を感じておりましたが、慎重に考えた結果、自分の適性とは異なると判断いたしました。
採用活動に多大なるお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、申し訳ございません。
今回は入社を辞退させていただきますが、今後ともご縁がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。
改めまして、内定をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。ありがとうございました。
内定辞退メールの書き方：件名・宛名・本文の構成
件名の書き方：ひと目で用件が伝わるようにする
内定辞退メールの件名は、「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、開封前に用件と差出人が分かる形にします。採用担当者は多くのメールを受け取るため、件名が曖昧だと確認が遅れたり見落とされたりする恐れがあります。「お世話になっております」などの挨拶を件名に入れるのは避け、用件を端的に書きましょう。
メールの構成と書き方
メールでの内定辞退は、以下の構成で書くことをおすすめします。
- 件名：「内定辞退のご連絡（氏名）」など用件を明確にする
- 宛名：会社名・部署名・担当者名を正しく記載する
- 本文冒頭：内定への感謝の気持ちを述べる
- 本文：辞退の意思を明確に伝え、理由は簡潔に説明する
- 結び：お詫びと感謝、企業の発展を祈る言葉を添える
- 署名：氏名・連絡先を記載する
【例文1】新卒の内定辞退メール（コピペ可）
以下は、新卒の就活生がメールで内定辞退を伝える場合の例文です。そのままコピペして、社名やお名前を書き換えてお使いください。
件名：内定辞退のお知らせ
△△様
お世話になっております、〇〇大学の□□と申します。
この度は、貴社の採用選考にご参加させていただき、内定のお知らせをいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
しかしながら、慎重に検討した結果、誠に勝手ではございますが、今回は入社を辞退させていただきたく存じます。私自身、貴社の事業内容や社風に強く魅力を感じておりましたが、自分の適性とは異なるとの結論に至りました。
採用活動に多大なお時間とご労力を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
今後ともご縁がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。
重ねて、内定をいただきましたこと、深く感謝いたします。
敬具
〇〇大学△△学部□□学科 □□ □□
【例文2】転職者の内定辞退メール（コピペ可）
件名：内定辞退のご連絡（山田 太郎）
株式会社〇〇 人事部 △△様
お世話になっております。中途採用選考にて内定のご連絡をいただきました山田太郎です。この度は内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。選考を通じて貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたことを深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦ください。末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
【例文3】複数内定で他社に決めた場合の内定辞退メール
複数の内定から他社への入社を決めた場合は、その旨を簡潔に伝えても失礼にはあたりません。以下の例文を参考にしてください。
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 佐藤 花子）
株式会社〇〇 採用ご担当 △△様
お世話になっております。〇〇大学□□学部の佐藤花子です。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手ながら、慎重に検討を重ねた結果、他社よりご縁をいただき、そちらへ入社することを決意いたしました。つきましては、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
面接では貴重なお話を伺い、大変勉強になりました。ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
【例文4】内定承諾後に辞退する場合のお詫びメール
内定承諾後の辞退は企業への影響が大きいため、まず電話で直接お詫びし、そのうえで記録として残るメールを送るのが丁寧です。
件名：内定辞退のお詫び（山田 太郎）
株式会社〇〇 人事部 △△様
お世話になっております。先日内定を承諾いたしました山田太郎です。先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。
お電話でお伝えしましたとおり、誠に勝手ながら、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、改めてご連絡いたしました。一度承諾のお返事をしたにもかかわらず、このような形になりましたことを深くお詫び申し上げます。
多大なご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫びするとともに、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
【例文5】電話がつながらなかった場合のフォローメール
電話で伝えようとしてもつながらない場合は、そのまま放置せず、まずメールで辞退の意思を伝えておきましょう。
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田 太郎）
株式会社〇〇 採用ご担当 △△様
お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、慎重に検討いたしました結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。ご不明な点などございましたら、お電話いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
内定辞退メールのよくある質問
内定辞退はメールだけで済ませると失礼ですか？
一般的な内定辞退であれば、メールだけでも直ちに失礼にはあたりません。大切なのは、できるだけ早く、感謝とお詫びを添えて辞退の意思を明確に伝えることです。ただし、内定承諾後の辞退や入社日が迫っている場合など影響が大きいケースでは、電話で直接伝えたうえでメールを送ると、より誠意が伝わります。
内定辞退メールに返信が来たら、どう対応すればいいですか？
企業から「承知しました」といった返信が届いた場合は、簡潔にお礼の返信をして締めくくりましょう。「ご多忙のところご返信いただき、ありがとうございました。末筆ながら貴社のご発展をお祈り申し上げます」程度で十分です。辞退理由を尋ねられた場合も、簡潔かつ誠実に答えれば問題ありません。
電話に出られなかった・つながらなかった場合はどうすればいいですか？
担当者が不在の場合は、都合のよい時間帯を確認して改めてかけ直すのが基本です。何度かけてもつながらない場合は、例文5のようにメールで辞退の意思を先に伝えておきましょう。その後、企業から折り返しの電話をもらった場合は、口頭でも改めてお詫びと辞退の意思を伝えます。
内定承諾後でも辞退できますか？
内定承諾後でも、入社前であれば辞退すること自体は可能です。ただし、企業の採用計画への影響が大きいため、メールだけで済ませるのは避けましょう。まず電話で直接お詫びし、そのうえでメールでも改めて連絡するのが誠実な対応です。辞退を決めたら、一日でも早く連絡することが大切です。
内定辞退の連絡はいつまでにすべきですか？
辞退を決めたら、その日のうちに連絡するのが理想です。返答期限が設定されている場合は必ず期限内に、遅くとも入社予定日の1ヶ月前までには伝えましょう。連絡が遅れるほど企業の採用活動への影響が大きくなり、印象も悪くなってしまいます。
辞退理由は正直に書くべきですか？
理由は簡潔に伝えれば十分で、詳細まで正直に書く必要はありません。「一身上の都合により」や「検討の結果、他社とのご縁を感じたため」といった表現が一般的です。待遇や社風への不満など、企業を不快にさせる理由は避け、前向きな言い回しを心がけましょう。
内定辞退は電話とメールどっちがいいですか？
通常の辞退であればメールのみでも問題ないケースが多い一方、確実に伝えたい場合や影響が大きい場合は電話が適しています。迷ったら「電話で伝えてからメールで記録に残す」など両方を組み合わせると、行き違いがなく丁寧です。企業からメールでの連絡を指定されている場合は、その指示に従いましょう。
まとめ
内定辞退メールは、①決めたらすぐ送る、②件名で用件を明確にする、③感謝とお詫びを簡潔に伝える、の3点を押さえれば失礼にはあたりません。本記事の例文5選をコピペして、社名やお名前を書き換えてお使いください。辞退した後も就職・転職活動は続きます。応募書類を整えたい方は職務経歴書テンプレート一覧もご活用ください。
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