就職活動では、複数の内定をいただく中で、内定辞退という難しい場面に直面します。内定辞退は、学生の将来を左右する大切な決断であり、企業の採用活動にも大きな影響を与えます。内定辞退の方法を誤れば、企業との関係を損ねる恐れがあるため、正しい方法とマナーを身につけることが重要です。本記事では、内定辞退の正しい方法とマナーについて、電話やメールでの伝え方、例文、よくある質問への回答など、幅広い情報を解説します。社会人としての第一歩を踏み出す前に、内定辞退の正しい在り方を学びましょう。

内定辞退とは何か

内定辞退とは、企業から内定をいただいたものの、何らかの理由で入社を辞退することを指します。就職活動の中で、複数の企業から内定をいただくことは珍しくありません。しかし、最終的に入社できる企業は一つだけです。そのため、内定辞退は就職活動において避けては通れないプロセスだと言えるでしょう。

内定辞退と内定承諾後辞退の違い

内定辞退には、「内定辞退」と「内定承諾後辞退」の2種類があります。「内定辞退」は、内定をいただいた後、入社前に辞退の意思を伝えることを指します。一方、「内定承諾後辞退」は、一度内定を承諾した後に辞退することを指します。後者は、企業側に与える影響が大きいため、可能な限り避けるべきです。

内定辞退の重要性とマナーの必要性

内定辞退は、学生にとっても企業にとっても重要なプロセスです。学生は、自分の将来を左右する大切な選択をしなければなりません。一方、企業は、採用活動に多くの時間と労力を費やしています。内定辞退の際は、企業の採用活動に与える影響を考慮し、適切なマナーを守ることが求められます。

内定辞退の基本マナー

早めの連絡と誠意ある対応

内定辞退の連絡は、できるだけ早めに行うことが重要です。遅くなればなるほど、企業の採用活動に与える影響は大きくなります。また、誠意を持って対応することが求められます。企業側の立場に立って、真摯に辞退の意思を伝えましょう。

連絡先と連絡のタイミング

内定辞退の連絡は、基本的に内定をいただいた企業の採用担当者に直接行います。連絡のタイミングは、平日の日中が望ましいでしょう。土日祝日や深夜早朝は避けましょう。また、企業の締め切りがある場合は、それまでに連絡を入れることが重要です。

辞退理由の伝え方

内定辞退の理由は、できるだけ具体的かつ丁寧に伝えることが大切です。「他社から内定をいただいた」「自分に合っていないと感じた」など、企業側に失礼のないよう配慮しましょう。また、辞退理由を聞かれない場合は、無理に伝える必要はありません。

電話での内定辞退の方法

電話をかける前の準備

電話での内定辞退は、事前に十分な準備が必要です。まず、辞退の理由を整理し、簡潔にまとめておきましょう。また、予め電話のかけ方や話す内容を練習しておくと良いでしょう。電話をかける際は、静かな場所で行うことが大切です。

電話での伝え方の流れ

以下は、電話での内定辞退の例文です。

お世話になっております、〇〇大学の△△と申します。

この度は、貴社から内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、今回は入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴社の事業内容や社風に大変魅力を感じておりましたが、慎重に考えた結果、自分の適性とは異なると判断いたしました。

採用活動に多大なるお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、申し訳ございません。

今回は入社を辞退させていただきますが、今後ともご縁がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。

改めまして、内定をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。ありがとうございました。

メールでの内定辞退の方法

メールで伝える際の注意点

メールでの内定辞退は、電話での辞退が難しい場合に限るべきです。メールは、口頭での伝達と比べて、誠意が伝わりにくいというデメリットがあります。メールを送る際は、件名を明確に記載し、本文は簡潔かつ丁寧な文章を心がけましょう。

メールの構成と書き方

メールでの内定辞退は、以下の構成で書くことをおすすめします。

件名：「内定辞退のお知らせ」など、用件を明確にする
宛名：担当者の名前を記載する
本文：冒頭で内定への感謝の意を述べる辞退の意思を明確に伝える辞退理由を簡潔に説明するお詫びと感謝の言葉を述べる今後のお付き合いについて言及する
冒頭で内定への感謝の意を述べる
辞退の意思を明確に伝える
辞退理由を簡潔に説明する
お詫びと感謝の言葉を述べる
今後のお付き合いについて言及する
署名：送信者の氏名を記載する

メールでの内定辞退の例文

以下は、メールでの内定辞退の例文です。

件名：内定辞退のお知らせ

△△様

お世話になっております、〇〇大学の□□と申します。

この度は、貴社の採用選考にご参加させていただき、内定のお知らせをいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

しかしながら、慎重に検討した結果、誠に勝手ではございますが、今回は入社を辞退させていただきたく存じます。私自身、貴社の事業内容や社風に強く魅力を感じておりましたが、自分の適性とは異なるとの結論に至りました。

採用活動に多大なお時間とご労力を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

今後ともご縁がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。

重ねて、内定をいただきましたこと、深く感謝いたします。

敬具

〇〇大学△△学部□□学科 □□ □□

よくある質問と回答

Q1. 内定が出てから辞退できますか？

A1. 内定が出た後でも、入社前であれば辞退することは可能です。ただし、できるだけ早い段階で辞退の意思を伝えることが大切です。内定辞退は企業の採用活動に影響を与えるため、遅延は避けるべきでしょう。

Q2. 内定辞退はマナー違反ですか？

A2. 内定辞退自体はマナー違反ではありません。就職活動では、複数の内定をいただくことがあるのは自然なことです。大切なのは、内定辞退の方法とマナーを守ることです。誠意を持って、適切な方法で辞退の意思を伝えれば、企業側の理解を得ることができるでしょう。

Q3. 内定式後に辞退したいのですが、できますか？

A3. 内定式後でも、入社前であれば辞退することは可能です。ただし、内定式は入社への意思を示す場であるため、内定式後の辞退は極力避けるべきでしょう。どうしても辞退せざるを得ない場合は、速やかに誠意を持って連絡することが肝要です。

Q4. 内定承諾してから辞退できますか？

A4. 内定承諾後の辞退は、企業に多大な影響を与えるため、絶対に避けるべきです。内定承諾は、入社への強い意思表示と捉えられます。一度承諾した内定を辞退することは、信頼関係を大きく損ねる行為であり、社会人としてのスタートに傷がつくことにもなりかねません。内定承諾後に辞退せざるを得ない事情が生じた場合は、真摯に謝罪し、誠意を持って説明することが求められます。