ビジネスメールは、日々の業務において欠かせないコミュニケーションツールです。相手に与える第一印象は、メールの書き出しで決まると言っても過言ではありません。本記事では、ビジネスメールの重要性と書き出しの役割について解説した上で、目的別の書き出し例文を20個紹介します。状況に応じた適切な書き出しを使いこなして、ビジネスメールのスキルを向上させましょう。

1. はじめに

ビジネスメールの重要性

ビジネスメールは、ビジネスパーソンにとって最も重要なコミュニケーションツールの一つです。メールを通じて情報共有、問い合わせ、依頼、案内、お詫び、お礼など、様々なやり取りが行われます。ビジネスメールは、相手とのコミュニケーションを円滑に進める上で欠かせない存在なのです。

書き出しの役割

ビジネスメールにおいて、書き出しは非常に重要な役割を果たします。書き出しは、メールの目的を明確に伝え、相手の興味を引き付ける必要があります。適切な書き出しを使うことで、相手に好印象を与え、メールの内容を読んでもらいやすくなります。

2. 依頼メールの書き出し例文

簡単な依頼をする際の書き出し

「○○様、いつもお世話になっております。早速ですが、～をお願いしたく連絡いたしました。」
「○○様、平素より大変お世話になっております。本日は～についてご依頼があります。」

重要な依頼をする際の書き出し

「○○様、平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。本日は重要なご依頼がございまして、ご連絡いたしました。」
「○○様、いつもお世話になっております。突然のご連絡で恐縮ですが、重要な案件についてご相談させていただきたく存じます。」

急ぎの依頼をする際の書き出し

「○○様、大変急な連絡で申し訳ございません。本日中に～をお願いできないでしょうか。」
「○○様、いつもお世話になっております。突然のご依頼で恐縮ですが、至急～をお願いしたく連絡いたしました。」

3. 問い合わせメールの書き出し例文

商品・サービスについての問い合わせの書き出し

「○○様、平素より御社の商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。この度、～について問い合わせがございます。」
「○○様、いつも大変お世話になっております。御社のサービスについて、詳細を確認したく連絡いたしました。」

契約内容についての問い合わせの書き出し

「○○様、先日は契約について詳細なご説明をいただき、ありがとうございました。追加で確認したい点がございまして、ご連絡いたしました。」
「○○様、平素より大変お世話になっております。現在の契約内容について、一部不明な点がございますので、お問い合わせいたします。」

不具合・トラブルについての問い合わせの書き出し

「○○様、いつも御社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。この度、製品の不具合が発生したため、ご報告とお問い合わせです。」
「○○様、平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。先日発生したトラブルについて、詳細をお伺いしたく存じます。」

4. 案内メールの書き出し例文

イベント案内メールの書き出し

「○○様、平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。この度、弊社では～のイベントを開催する運びとなりました。」
「○○様、いつも大変お世話になっております。来月開催予定の弊社イベントについて、ご案内させていただきます。」

キャンペーン案内メールの書き出し

「○○様、日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。この度、～のキャンペーンを実施いたしますので、ぜひご参加ください。」
「○○様、いつも御社とのお取引に感謝しております。弊社では現在、～のキャンペーンを行っておりますので、ご案内いたします。」

新商品・新サービス案内メールの書き出し

「○○様、平素より弊社製品をご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。この度、新商品～をリリースいたしましたので、ご案内させていただきます。」
「○○様、いつも大変お世話になっております。弊社では、この度新サービス～の提供を開始いたしました。」

5. お詫びメールの書き出し例文

軽度なトラブルに対するお詫びの書き出し

「○○様、この度は弊社のミスにより、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。」
「○○様、先日の件につきまして、弊社の不手際でご不便をおかけしてしまったこと、心よりお詫び申し上げます。」

重大なトラブルに対するお詫びの書き出し

「○○様、先日発生した～の件につきまして、深くお詫び申し上げます。多大なるご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。」
「○○様、この度は弊社のシステム障害により、大変なご不便をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。」

納期遅延に対するお詫びの書き出し

「○○様、平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。今回、弊社の都合により納期に遅れが生じてしまい、深くお詫び申し上げます。」
「○○様、いつも弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。この度、製品の納期が遅延してしまい、心よりお詫び申し上げます。」

6. お礼メールの書き出し例文

商談・打ち合わせへのお礼の書き出し

「○○様、本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。商談の内容について、改めて御礼申し上げます。」
「○○様、先日は打ち合わせにお時間を割いていただき、重ねて御礼申し上げます。」

ご注文・ご契約へのお礼の書き出し

「○○様、この度は弊社製品をご注文いただき、心より感謝申し上げます。」
「○○様、先日は弊社サービスをご契約いただき、重ねて御礼申し上げます。」

イベント参加へのお礼の書き出し

「○○様、先日の弊社イベントにご参加いただき、誠にありがとうございました。」
「○○様、この度は弊社主催のセミナーにお越しいただき、心より感謝申し上げます。」

7. フォローアップメールの書き出し例文

商談後のフォローアップメールの書き出し

「○○様、先日は弊社との商談にお時間を割いていただき、重ねて御礼申し上げます。商談内容について、追加のご提案がございます。」
「○○様、先日の商談では貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。いただいたご意見を踏まえ、更なるご提案をさせていただきます。」

契約後のフォローアップメールの書き出し

「○○様、この度は弊社サービスをご契約いただき、重ねて御礼申し上げます。円滑なサービス開始に向けて、追加情報をお送りいたします。」
「○○様、先日は弊社製品をご購入いただき、心より感謝申し上げます。製品の効果的な活用方法について、ご提案させていただきます。」

イベント後のフォローアップメールの書き出し

「○○様、先日の弊社イベントにご参加いただき、誠にありがとうございました。イベントの振り返りと追加情報をお送りいたします。」
「○○様、この度は弊社セミナーにお越しいただき、重ねて御礼申し上げます。セミナー内容に関連する資料を添付いたしますので、ご確認ください。」

8. ビジネスメールの書き出しを効果的にするためのポイント

目的を明確にする

ビジネスメールの書き出しでは、メールの目的を明確に伝えることが重要です。相手が一目で内容を理解できるよう、簡潔に要点をまとめましょう。

簡潔で分かりやすい文章を心がける

書き出しは簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。長い文章や複雑な表現は避け、相手に伝えたいことを明瞭に記載します。

読み手の立場に立って書く

書き出しは読み手の立場に立って書くことが大切です。相手の関心事や問題意識を踏まえた内容にすることで、メールに対する関心を高めることができます。

9. まとめ

本記事では、ビジネスメールの書き出しについて、その重要性と目的別の例文を紹介しました。ビジネスメールの書き出しを効果的にするポイントは以下の通りです。

メールの目的を明確に伝える
簡潔で分かりやすい文章を心がける
読み手の立場に立って書く

状況に応じて適切な書き出しを選択し、ビジネスメールを有効に活用しましょう。

10. 参考資料・関連記事

FAQ

Q1. ビジネスメールの書き出しで最も大切なことは何ですか？

A1. ビジネスメールの書き出しで最も大切なことは、メールの目的を明確に伝えることです。相手が一目で内容を理解できるよう、簡潔に要点をまとめましょう。

Q2. ビジネスメールの書き出しを効果的にするためのポイントを教えてください。

A2. ビジネスメールの書き出しを効果的にするポイントは、以下の3点です。

メールの目的を明確に伝える
簡潔で分かりやすい文章を心がける
読み手の立場に立って書く

これらのポイントを意識して書き出しを作成することで、相手に好印象を与え、メールの内容を読んでもらいやすくなります。

Q3. ビジネスメールの書き出しに使える定番フレーズにはどのようなものがありますか？

A3. ビジネスメールの書き出しに使える定番フレーズは、目的別に多数あります。例えば、依頼メールでは「お世話になっております。～をお願いしたく連絡いたしました。」、お礼メールでは「先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」などがあります。本記事では、目的別に20個の書き出し例文を紹介しているので、参考にしてください。