【例文あり】仕事を休むときの電話が怖い！上手な伝え方と不安解消のコツ
投稿日 2024年06月17日 更新日 2024年06月17日
休み方
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仕事を休むときの電話で、上司の反応が怖いと感じたことはありませんか？ 適切な伝え方を知っておくと、不安を解消し、スムーズに休暇を取得できます。本記事では、仕事を休むときの電話のコツや、メンタルヘルスの面からも休暇取得の大切さについてお伝えします。
仕事を休むときの電話は前日か当日の始業時間前に
仕事を休むときの電話は、できるだけ早めのタイミングで行うことが大切です。
直属の上司や人事担当者に連絡する
休暇取得の連絡は、直属の上司か人事担当者に直接行います。連絡先が不明な場合は、社内のルールを確認しておきましょう。
欠勤理由と復帰予定日を明確に伝える
体調不良や家庭の事情など、欠勤の理由を明確に伝えます。また、いつ頃復帰できるかの見通しも合わせて説明しましょう。
業務の引継ぎ内容を説明する
自分の担当業務について、代わりの担当者やチームメンバーに引き継ぐ内容を説明します。スムーズな業務の継続にご協力ください。
謝罪の言葉を添える
休暇取得によって、周囲に迷惑をかけることになる場合は、謝罪の言葉を添えましょう。「急な休暇で申し訳ありません」など、一言添えるだけで印象が違います。
仕事を休むときの電話のテンプレート例文集
実際の電話では何を話せばいいのか、言葉に詰まってしまうこともあるでしょう。以下のテンプレート例文を参考に、状況に合わせてアレンジしてみてください。
前日に休みを伝える場合の例文
体調不良で休む場合
お世話になっております。明日、体調不良のため休暇を取得したく連絡いたしました。熱と頭痛があり、医師の診断を受ける予定です。復帰は明後日以降になる見込みです。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
家族の看護で休む場合
お世話になっております。明日、家族が入院することになり、付き添いが必要なため休暇を取得したく連絡いたしました。復帰は〇日後を予定しております。業務の引継ぎについては、〇〇さんにお願いしたいと思います。急な休暇で申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
当日に休みを伝える場合の例文
突発的な体調不良で休む場合
お世話になっております。本日、急な体調不良のため、休暇を取得したく連絡いたしました。昨夜から高熱が続いており、起き上がることが困難な状態です。医師の診断を受け、安静にするようにと指示されました。復帰は明日以降になる見込みです。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
交通機関の遅延で休む場合
お世話になっております。本日、通勤に利用している電車が大幅に遅延しており、始業時間までに出社が困難な状況です。混雑が解消され次第、出社いたしますが、午前中は休暇を取得したく連絡いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
メールやチャットツールで伝える場合の例文
Slack でお休みの連絡をする場合
@上司のアカウント
お世話になっております。本日、体調不良のため休暇を取得したく連絡いたしました。昨夜から高熱が続いており、医師の診断を受ける予定です。復帰は明日以降になる見込みです。急な連絡で申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
メールでお休みの連絡をする場合
件名：【休暇取得のお知らせ】本日、体調不良のため休暇取得いたします
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
本日、体調不良のため休暇を取得したく連絡いたしました。昨夜から高熱が続いており、医師の診断を受ける予定です。復帰は明日以降になる見込みです。
業務の引継ぎについては、〇〇さんにお願いしたいと思います。
急な連絡で大変申し訳ありません。何卒よろしくお願いいたします。
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇
上司の反応別！休む電話への適切な対処法
休暇取得の電話をした際、上司から質問や確認があることもあるでしょう。適切に対応することが、信頼関係の構築につながります。
休む理由を詳しく聞かれたときの対応
プライベートな事情は説明しづらいものですが、できる範囲で誠実に答えましょう。体調不良の場合は、症状や通院の予定などを伝えます。
休むことを嫌がられたときの対応
上司への説明の仕方
休暇取得が必要な理由を、冷静に説明しましょう。業務への影響を最小限に抑える努力をしていることも伝えます。
代替案の提案方法
休暇期間中の業務について、代替案を提案してみましょう。同僚に依頼できる内容や、自分でも対応可能な範囲があれば、具体的に伝えます。
電話後のフォローアップ方法
お休みのアナウンスをチームメンバーにする
休暇取得について、チームメンバーにもアナウンスしておきましょう。メールや社内チャットツールを活用して、業務の引継ぎや対応可能な連絡先を伝えておくと安心です。
休み明けの業務報告をする
休み明けには、上司に業務の進捗報告をしましょう。休暇中に滞った業務についても、早めに対応することが大切です。
メンタルヘルスのために仕事を休む勇気を持とう
仕事を休むことに罪悪感を感じている人も多いでしょう。しかし、心身の健康を維持することは、仕事を続けるためにも大切なことです。
うつ症状が出たときは早めに休むことが大切
うつ症状のサインを見逃さない
気分の落ち込みや意欲の低下が続くときは、うつ症状の可能性があります。早めに医師に相談し、必要な休養を取ることが大切です。
休職制度の利用を検討する
長期の休養が必要な場合は、会社の休職制度の利用を検討しましょう。制度の内容や手続きについて、人事担当者に相談してみることをおすすめします。
ストレスチェックテストで自分の状態を確認する
定期的にストレスチェックテストを受けて、自分の心理状態を客観的に確認しましょう。高ストレス状態が続くようであれば、早めに対処することが大切です。
休むことで心身のリフレッシュとパフォーマンス向上につながる
計画的に有給休暇を取得する
有給休暇を計画的に取得して、心身のリフレッシュを図りましょう。リフレッシュすることで、仕事のパフォーマンスアップにもつながります。
リフレッシュ方法のアイデア集
休暇中の過ごし方は人それぞれです。自分に合ったリフレッシュ方法を見つけることが大切です。趣味に没頭したり、家族や友人と過ごしたりと、充実した時間を過ごしましょう。
【まとめ】仕事を休むときの電話対応のコツ
- 事前準備：欠勤理由と復帰予定を整理する
- タイミング：適切なタイミングで上司や人事に連絡する
- 伝え方：明確に欠勤理由と復帰予定を伝える
- 電話が怖い場合：例文を活用し、代替手段も検討する
- メンタルヘルス：休む勇気を持ち、早めの対応を心がける
- フォローアップ：チームメンバーへのアナウンスと休み明けの業務報告を忘れずに
仕事を休むときの電話は、適切な伝え方を心がけることで、上手に乗り越えられます。また、メンタルヘルスのためにも、必要な休暇は取得しましょう。本記事を参考に、仕事と休暇の両立を図っていただければ幸いです。
FAQ：仕事を休むときの電話対応について
Q1. 会社に休む電話は何時にかけるべき？
A1. 会社に休む電話は、できるだけ前日か当日の始業時間前に行うのが理想的です。急な体調不良などやむを得ない場合を除き、上司や同僚が対応できるよう、早めの連絡を心がけましょう。
Q2. メンタル不調で休むときの伝え方は？
A2. メンタル不調で休むときは、上司や人事担当者に正直に伝えることが大切です。「最近、メンタル面で調子が優れず、医師にも相談しています。休養が必要なため、しばらく休暇を取得したいと思います。」など、率直に状況を説明しましょう。また、復帰の見通しについても、医師の診断を踏まえて伝えるようにします。
Q3. 体調不良で当日欠勤したいのですが、連絡はどのようにしたらいいですか？
A3. 体調不良で当日欠勤する場合は、できるだけ早く、始業時間前までに連絡をするのが望ましいです。まずは上司や人事担当者に電話で連絡し、症状や通院の予定、復帰の見込みを伝えます。電話が繋がりにくい場合は、メールやチャットツールも活用しましょう。後日、医師の診断書を提出する必要がある場合は、速やかに準備します。
Q4. 仕事休みの電話 なんて言う？
A4. 仕事を休む電話では、以下のポイントを押さえると良いでしょう。
- 冒頭で「お世話になっております。」と挨拶をする
- 休暇を取得したい旨を伝える
- 欠勤の理由（体調不良、家庭の事情など）を具体的に説明する
- 復帰の見込み（いつ頃から出社できるか）を伝える
- 業務の引継ぎや代替案について提案する
- 最後に「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」と謝罪の言葉を添える
例文：「お世話になっております。本日、体調不良のため休暇を取得したく連絡いたしました。昨夜から高熱が続いており、医師の診断を受ける予定です。復帰は明日以降になる見込みです。業務の引継ぎについては、〇〇さんにお願いしたいと思います。急な連絡で大変申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」
Q5. 仕事を休むことに罪悪感を感じます。どう乗り越えればいいですか？
A5. 仕事を休むことに罪悪感を感じるのは、真面目に働いている証拠ですが、時には休養も必要です。心身の健康を維持することは、長期的に仕事を続けるためにも大切なことです。計画的に有給休暇を取得したり、ストレスチェックテストで自分の状態を確認したりしながら、適切な休暇の取得を心がけましょう。上司や同僚とコミュニケーションを取り、お互いに理解し合える関係づくりも大切です。
Q6. 休む連絡をした後、職場にはどのようにフォローアップすればいいですか？
A6. 休む連絡をした後は、以下のようなフォローアップを行うと良いでしょう。
- チームメンバーへの連絡：メールやチャットツールを使って、休暇取得の旨を伝え、業務の引継ぎや対応可能な連絡先を明確にしておく。
- 休暇中の連絡方法の確認：急な連絡事項がある場合に備え、休暇中でも連絡が取れる方法（メール、電話など）を上司や同僚に伝えておく。
- 休み明けの業務報告：復帰後は、速やかに上司に休暇中の業務の進捗や滞った業務についての報告を行う。
適切なフォローアップを行うことで、休暇取得による業務への影響を最小限に抑え、円滑な職場復帰を果たすことができます。
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