議事録の書き方:わかりやすく効率的な会議記録のコツ
投稿日 2024年06月19日 更新日 2024年06月20日
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会議は組織運営に欠かせないものですが、その内容を正確に記録し、共有することは非常に重要です。本記事では、わかりやすく効率的な議事録の書き方について詳しく解説します。議事録作成の重要性を理解し、準備から保管・活用までのポイントを押さえることで、会議の成果を最大限に引き出すことができるでしょう。
1. はじめに
1.1. 議事録の重要性
議事録は、会議の内容を記録し、出席者間で情報を共有するための重要なツールです。議事録があることで、会議で決定した事項や割り当てられたタスクを忘れることなく、円滑に業務を進めることができます。また、会議に出席できなかった人にも情報を伝達することができ、組織全体の情報共有に役立ちます。
1.2. 効率的な議事録作成の必要性
しかし、議事録作成は時間と手間がかかる作業です。会議の内容を漏れなく記録しながら、わかりやすく整理するには、一定のスキルが必要とされます。効率的な議事録作成方法を身につけることで、業務の生産性を高めることができるのです。
2. 議事録作成の準備
2.1. 会議の目的と議題の確認
議事録を作成する前に、会議の目的と議題を明確に把握しておくことが重要です。会議の目的を理解することで、議事録に記録すべき重要なポイントを見落とすことなく、効果的に記録することができます。また、議題を事前に確認しておくことで、会議の流れを予測し、記録すべき内容を的確に捉えることができます。
2.2. 必要な情報の収集
議事録作成に必要な情報を事前に収集しておくことも大切です。会議の日時、場所、出席者、資料などの情報を整理しておくことで、議事録作成の効率を上げることができます。また、会議で使用する専門用語や略語については、事前に理解しておくことで、議事録の内容をより正確に記録することができます。
2.3. 議事録のフォーマット選択
議事録のフォーマットを事前に選択しておくことも重要です。組織で定められたフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。特にフォーマットが定められていない場合は、読みやすく、情報が整理しやすいフォーマットを選択します。議事録のフォーマットを統一することで、情報の検索性を高め、議事録の活用がしやすくなります。
3. 会議中のポイント

3.1. 発言者の明確化
会議中は、発言者を明確に記録することが重要です。発言者の名前や役職を記録することで、議事録の内容をより具体的に理解することができます。また、発言者を明確にすることで、決定事項や行動計画の責任者を明らかにすることができます。
3.2. 重要なポイントのメモ
会議中は、重要なポイントを的確にメモすることが大切です。発言の要点をまとめ、キーワードを記録することで、議事録作成の効率を上げることができます。また、メモを取ることで、自分の理解を深め、議事録の内容を正確に記録することができます。
3.3. 決定事項と行動計画の記録
会議で決定した事項や行動計画は、議事録に明確に記録することが重要です。決定事項については、具体的な内容と期限を記録し、行動計画については、担当者と期限を明記します。これにより、会議の成果を確実に実行に移すことができます。
4. 議事録の構成要素
4.1. 会議の基本情報(日時、場所、出席者など)
議事録には、会議の基本情報を記載する必要があります。具体的には、会議の日時、場所、出席者、欠席者などの情報を記録します。これらの情報を明確に記載することで、議事録の信頼性を高めることができます。
4.2. 議題
議事録には、会議の議題を明記する必要があります。議題は、会議の目的を明確にし、討議の方向性を示すものです。議題を numbered list で記載することで、議事録の構成を明確にし、読みやすさを高めることができます。
4.3. 討議内容
議事録の中心となるのは、会議の討議内容です。討議内容は、議題ごとに要点をまとめて記録します。発言者を明記し、発言の内容を簡潔に記載することで、議事録の内容を正確に伝えることができます。また、必要に応じて、発言の背景や補足説明を加えることで、議事録の理解度を高めることができます。
4.4. 決定事項
会議で決定した事項は、議事録に明確に記録する必要があります。決定事項は、議題ごとにまとめて記載し、具体的な内容と期限を明記します。決定事項を明確に記録することで、会議の成果を確実に実行に移すことができます。
4.5. 次回会議の日程
議事録には、次回会議の日程を記載することが望ましいです。次回会議の日程を記録することで、出席者間で予定を共有し、円滑に次の会議に備えることができます。
5. わかりやすい議事録の書き方
5.1. 明確で簡潔な表現
議事録は、明確で簡潔な表現で書くことが重要です。専門用語や難しい表現は避け、誰もが理解できる平易な言葉で記録します。また、長い文章は避け、簡潔な表現を心がけることで、議事録の読みやすさを高めることができます。
5.2. 専門用語の説明
議事録に専門用語を使用する場合は、初出の際に説明を加えることが望ましいです。専門用語の説明を加えることで、読者の理解を助け、議事録の内容をより正確に伝えることができます。
5.3. 構成の工夫(見出し、番号付けなど)
議事録の構成を工夫することで、情報の整理と読みやすさを高めることができます。見出しを使って情報を分類したり、番号付けを使って議題や決定事項を明確にしたりすることで、議事録の内容を探しやすくすることができます。
5.4. 図表の活用
議事録に図表を活用することで、情報をビジュアル的に表現し、理解を助けることができます。数値データや進捗状況など、図表で表現することで、情報がより明確になります。ただし、図表を使いすぎると、かえって読みにくくなることがあるので、適度に使用することが大切です。
6. 効率的な議事録作成のコツ

6.1. テンプレートの活用
議事録作成の効率を上げるためには、テンプレートを活用することが有効です。組織で共通のテンプレートを使用することで、議事録の構成を統一し、作成の手間を省くことができます。また、テンプレートを使用することで、必要な情報を漏れなく記録することができます。
6.2. 録音やビデオ録画の利用
会議の内容を正確に記録するために、録音やビデオ録画を利用することも効果的です。特に、重要な会議や長時間の会議では、録音やビデオ録画を活用することで、発言の内容を正確に記録することができます。ただし、録音やビデオ録画を行う場合は、事前に出席者の同意を得ることが必要です。
6.3. 議事録作成ツールの紹介
議事録作成の効率を上げるために、様々なツールを活用することができます。代表的なツールとしては、以下のようなものがあります:
- Google Docs:複数人で同時に編集できるため、議事録作成の共同作業に適しています。
- Evernote:会議中にメモを取ることができ、そのメモを元に議事録を作成することができます。
- Microsoft OneNote:録音機能があり、音声データと議事録を関連付けることができます。
これらのツールを活用することで、議事録作成の効率を上げることができます。
6.4. 議事録作成の時間管理
議事録作成は、時間がかかる作業です。効率的に議事録を作成するためには、時間管理が重要です。会議終了後、できるだけ早く議事録を作成することを心がけましょう。また、議事録作成に費やす時間を明確に設定し、作業の進捗状況を管理することで、効率的に議事録を完成させることができます。
7. 議事録の確認と共有
7.1. 出席者への確認依頼
議事録を作成したら、出席者に内容の確認を依頼することが重要です。出席者に議事録を送付し、内容の確認を求めることで、議事録の正確性を高めることができます。また、出席者からのフィードバックを受けることで、議事録の内容をより充実させることができます。
7.2. 修正と最終化
出席者からのフィードバックを受けたら、議事録の修正を行います。修正した議事録は、再度出席者に確認を依頼し、最終的な承認を得ることが重要です。最終化された議事録は、組織内で共有し、会議の成果を確実に実行に移すことができます。
7.3. 適切な共有方法
議事録を共有する際は、適切な方法で行うことが重要です。組織内のイントラネットや共有フォルダを利用して、議事録を共有することができます。また、メールで議事録を送付する場合は、受信者を限定するなど、情報漏洩に注意することが必要です。
8. 議事録の保管と活用
8.1. 議事録の保管方法
議事録は、適切に保管することが重要です。電子データとして保管する場合は、バックアップを取るなど、データの消失に備えることが必要です。また、紙媒体で保管する場合は、劣化を防ぐために適切な環境で保管することが大切です。
8.2. 議事録の検索性向上
議事録を有効に活用するためには、検索性を高めることが重要です。議事録のファイル名や保存場所を工夫することで、必要な議事録を簡単に見つけることができます。また、議事録の内容をテキスト化することで、キーワード検索が可能になり、議事録の活用がしやすくなります。
8.3. 議事録の活用事例
議事録は、様々な場面で活用することができます。例えば、以下のような活用事例があります:
- プロジェクトの進捗管理:議事録を参照することで、プロジェクトの進捗状況を把握し、必要な対応を取ることができます。
- 意思決定の記録:議事録は、意思決定の経緯を記録するための重要な資料です。議事録を参照することで、過去の意思決定を振り返ることができます。
- 情報共有:議事録を活用することで、会議に出席できなかった人にも情報を共有することができます。
議事録を有効に活用することで、組織の生産性を高めることができるのです。
9. まとめ
9.1. 議事録作成の重要ポイント
本記事では、議事録作成の重要ポイントについて解説しました。議事録を作成する際は、以下の点に注意しましょう:
- 会議の目的と議題を明確にする
- 発言者と決定事項を明確に記録する
- 明確で簡潔な表現で記録する
- 出席者に内容の確認を依頼する
- 適切な方法で議事録を共有・保管する
これらのポイントを押さえることで、わかりやすく効率的な議事録を作成することができます。
9.2. 効率的な議事録作成がもたらす効果
効率的な議事録作成は、組織にとって大きなメリットをもたらします。議事録があることで、会議の内容を正確に記録し、情報を共有することができます。また、議事録を活用することで、プロジェクトの進捗管理や意思決定の記録、情報共有などに役立てることができます。効率的な議事録作成は、組織の生産性向上に欠かせない取り組みなのです。
10. おわりに
10.1. 読者へのエール
議事録作成は、一朝一夕にマスターできるスキルではありません。繰り返し実践することで、徐々にスキルを高めていくことができます。本記事で紹介した議事録作成のコツを参考に、自分なりの議事録作成スタイルを確立していきましょう。効率的な議事録作成を通じて、組織の生産性向上に貢献することを目指しましょう。
10.2. 継続的な改善の必要性
議事録作成は、常に改善の余地がある業務です。新しいツールや手法を取り入れながら、より効率的で正確な議事録作成を目指すことが重要です。また、他の人の議事録を参考にすることで、新しい気づきを得ることができます。継続的な改善を心がけることで、議事録作成のスキルをさらに高めていくことができるでしょう。
以上、議事録の書き方について詳しく解説しました。本記事で紹介したポイントを押さえることで、わかりやすく効率的な議事録を作成することができます。会議の成果を最大限に引き出すために、議事録作成のスキルを磨いていきましょう。
「議事録の書き方」- よくある質問
Q1. わかりやすい議事録の書き方は?
A1. わかりやすい議事録を書くためには、以下の点に注意しましょう。
- 会議の目的、日時、場所、出席者を明記する
- 議題ごとに要点をまとめる
- 決定事項や行動計画は明確に記録する
- 専門用語や略語は説明を添える
- 簡潔で明瞭な文章を心がける
Q2. 議事録はどこまで書けばいいですか?
A2. 議事録は、会議の内容を正確に伝えるために必要な情報を過不足なく記録することが大切です。議題ごとの主な論点、決定事項、次のアクションプランなどを中心に記載します。一言一句すべてを書き起こす必要はありませんが、重要な発言や合意事項は漏れなく記録しましょう。
Q3. 議事録でダメな例は?
A3. 議事録を書く際に避けるべきポイントは以下の通りです。
- 主観的な意見や感想を交えること
- 発言者の名前を記録しないこと
- 議論の経緯が不明瞭であること
- 決定事項や行動計画が明確でないこと
- 参加者の発言を要約せず、そのまま長々と記録すること
Q4. 議事録のメモをとるコツは?
A4. 議事録作成のためのメモを取る際は、以下のコツを参考にしてください。
- 事前に議題を把握し、重要なポイントを予測する
- 発言者の名前と発言内容をセットでメモする
- キーワードや要点だけを簡潔にメモする
- 決定事項や行動計画はその場で確認し、正確に記録する
- メモは後から見返しても内容が理解できるように工夫する
Q5. 議事録のフォーマットや書式は?
A5. 議事録のフォーマットや書式は組織によって異なりますが、一般的には以下の項目を含めます。
- 会議名、日時、場所
- 出席者氏名(欠席者や代理出席者も記録)
- 議題
- 各議題の討議内容、決定事項、次のアクション
- 次回会議の日程や議題
- 記録者名
Q6. 議事録の保管方法は?
A6. 議事録は会議の記録であり、組織の重要な資産です。適切に保管し、必要なときにすぐに参照できるようにしておくことが大切です。議事録の保管方法は以下の通りです。
- 紙の議事録はファイリングし、保管場所を決めておく
- 電子データはバックアップを取り、セキュリティに配慮して保存する
- 議事録の保管期間はあらかじめ決めておく
- 機密情報を含む場合は、アクセス制限を設ける
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